Kostenplanung für Firmenevents – 10 Tipps wie Du Dein Budget stets im Griff hast

Wir Office Admins lieben die Organisation von Events – einmal mehr können wir unsere Projekt Management Skills unter Beweis stellen.

Bevor Du aber so richtig durchstarten kannst, gibt es viele Punkte, die beachtet werden müssen. Denn eine Veranstaltung ist ein vielschichtiges Projekt, was die Organisatoren oftmals über Monate hin begleitet. Es gibt unterschiedliche Teilbereiche zu planen. An erster Stelle jedoch steht die Budgetplanung und somit die Festlegung des finanziellen Rahmens des Events. Erst wenn das Budget von allen Beteiligten freigezeichnet wird, kann die eigentliche Planung beginnen.

 

Meine 10 Tipps werden Dich bei Deiner nächsten Budgetplanung unterstützen:

 

1. Realistische Planung

Deine Kosten sollten nicht auf vagen Schätzungen basieren, sondern von Beginn an auf realen Berechnungen bzw. auf der Grundlage vorliegender Angebote.

 

2. Detaillierte Planung

Je genauer die Kosten dargestellt werden, desto weniger unangenehme Überraschungen gibt es am Ende. Stelle von Anfang an einen Projektplan auf und schlüssele alle Kostenpunkte transparent auf.

 

3. Einplanung von Puffern

Achte darauf, nicht gleich jeden Euro des Budgets zu verplanen, auch wenn es verführerisch ist. Puffer sind das A und O in der Kostenplanung einer jeden Veranstaltung. Aus der Erfahrung heraus kommen im Laufe der Planung immer wieder verdeckte Kosten ans Tageslicht. Für diese sind die Puffer von großer Bedeutung und rettet Dir am Ende oft die finale Einhaltung Deiner Budgetvorgabe.

 

4. Regelmäßige Kostenkontrolle

Eine kontinuierliche Kontrolle der Kosten ist unerlässlich. In regelmäßigen Reportings an den Vorgesetzen musst Du die Kosten parat haben und auf mögliche Abweichungen hinweisen können. Eine regelmäßige Kostenkontrolle dient allen Projektbeteiligten.

 

5. Geregelte Dokumentation von möglichen Kostenabweichungen

Wann gab es welche Abweichung? Notiere jedes Detail in Deinem Projektplan. Ein aktualisierter Kostenplan ist eine oftmals unterschätze Planungshilfe.

 

6. Planung von fixen und variablen Kosten

Die Unterteilung fixer und variabler Kosten ist ein weiterer wichtiger Faktor. Halte insbesondere die variablen Kosten im Auge. Hier kann man oftmals ein Einsparpotential realisieren (Anzahl der Teilnehmer der Veranstaltung und der dadurch resultierenden Pauschale beim Essen und Trinken).

 

7. Berücksichtigung von Klauseln für variable Kosten

Die richtige Vertragsgestaltung mit Dienstleistern ist für eine potentielle Kosteneinsparung bei den variablen Kosten von großer Bedeutung. Achte auf wertvolle Klauseln wie z.B. Kick-Back Provisionen (Rückvergütungen).
 

8. Planung in Themenblöcken

Ein guter Projektplan sollte in Themenblöcke unterteilt werden, in denen die Kostenaufschlüsselung klar dargestellt wird.

Folgende Themenblöcke können Dir hilfreich sein: Indirekte Kosten, Direkte Kosten, Räumlichkeiten und Technik, Gebühren und Abgaben, Catering, Nebenkosten, Übernachtung und Verpflegung etc. Diese Blöcke sollten unbedingt getrennt aufgelistet sein.  

 

9. Aufstellung der Einnahmen im Budgetplan

Gibt es bei Deiner Veranstaltung Teilnehmergebühren, die eingenommen werden? Nimmst Du Spenden oder Sponsoring Zuschüsse entgegen? Diese Einnahmen sollten transparent von den Ausgaben aufgelistet werden.

 

10. Vergleich von Einnahmen und Ausgaben

Stelle abschließend Einnahmen und Ausgaben klar gegenüber. Sie verhindern dadurch, dass kein Minusbetrag entsteht.

 

Dein Event wird nur dann erfolgreich sein, wenn es gewissenhaft organisiert und dokumentiert wird. Die Experten von heycater! unterstützen dich gerne bei der Planung deines Events. Beachte dazu die obigen Punkte, dann wird nichts mehr schief gehen. 

Und damit Du bei der Erstellung dieser Dokumentation nicht die Power verlierst, denke unbedingt daran, Dir das richtige Brainfood an die Seite zu legen. Ob ein grüner Smoothie, ein paar Goji Beeren oder das klassische Studentenfutter – snacken ist wichtig und spendet  Dir wertvolle Energie! Energie, die eins zu eins in Dein Projekt fließt!

Happy Planning & Snacking wünscht Dir Diana